社区事务变得更“快办”更“好办”

每次在社区事务受理服务中心办理完业务后,是不是很想了解办理进度到了哪一步?近日,宝山路街道社区事务受理服务中心正式上线了“随心查”便民查询系统。通过该系统,居民在手机上就能查询近期在事务中心办理的所有业务的进度,十分方便。

“查询到的信息可以详细到具体收取的材料、办理的流程环节、每个环节的具体经办时间等,就像查询快递进度一样方便。”宝山路街道社区事务受理服务中心负责人李琦锋表示,该系统在解决线下办理业务无法知晓受理进度的同时,也促使每一笔受理的业务更加标准、规范,从而为居民提供更快、更方便、更有质量的社区事务服务。

上午,居民秦阿姨正在中心申请办理上海市低收入困难家庭专项救助。“阿姨,你这里的材料已经都输入好了,现在有个‘随心查’,你用手机扫一下,就可以查到业务办理的进度了。”完成业务受理后,工作人员向秦阿姨展示了一旁张贴的“随心查”二维码。

秦阿姨拿出手机扫描后,在跳出的网页中输入自己的姓名和身份证,手机上已经能显示出刚刚申请业务的流程状态——已完成窗口业务受理,正在等待流转室核验。秦阿姨表示自己是个急性子,有了“随心查”,在家就能知道事情办到哪一步了,心里有数就不会着急了。

“在日常工作中,我们发现像秦阿姨这样的居民还不少,经常会跑来问一下办事进度,有时业务还没办好,就意味着白跑一次,有的心急的居民还会反复跑几次。我们上线这个便民系统,就力求做到让数据多跑路,让群众少跑腿。”李琦锋介绍,目前“随心查”系统覆盖了中心日常受理的全部业务,即200项业务实现了扫码即知办理进度。

“把业务流程交给居民的同时,也意味着对内部工作提出了更加精细化的要求。”李琦锋认为,“随心查”系统的上线,除了方便办事市民外,还能起到“监督管理”的作用——该系统使得部门后台与前台业务实现互相协作与信息共享,对业务进行全流程、精细化管控,从而有效防止部门拖件、忘件、漏件,大大提高了业务办理效率。

在“随心查”试运行期间,前来办理过零星报销类个人医保结算服务项目的居民蒋女士对此深有体会:“我去年一年生病蛮多的,8月份过来报销医保费用。记得原来是30个工作日,这次20天不到钱就到账了,不仅手机上能查进度,而且办理业务速度也快了很多。”

记者了解到,无论是办理进度的实时可查,还是业务办理的速度提升,背后所支撑的都是宝山路街道社区事务受理服务中心对于业务的流程再造——创新社区事务办理业务全流程精细化管控方案,做到业务受理标准化、业务流程规范化和业务质控的精准化。该方案首先通过制定规范化的材料清单,从前台受理阶段就保证每一笔业务的正确性和最简化。“如受理材料较多的民政救助类业务,原先核对和收取材料的过程非常繁琐,较容易出错,现在只要对照系统提示的规范化材料清单来收取业务资料即可。”李琦锋介绍,通过系统内详细的流转记录,与后台审核的层层把关,使得业务资料在任何一个环节一旦出现差错,便会及时通过系统退回更正,原来可能查询一份业务材料的问题需要半天,现在只需要几分钟。

此外,中心在业务办理过程中还设置了超时预警提醒功能,使每个环节的工作人员,每日都能够及时查询了解需要加急办理的业务事项,从而自觉督促前一个流程的工作人员加快业务流转的进度。当每个环节的办理时长都缩短之后,自然而然整个业务办理的效率就会大幅度提升。

数据显示,从6月份“随心查”系统试运行上线、中心业务受理进行全流程管控以来,99%以上的流转业务均及时且提前完成,业务受理差错率大大下降,让居民切实感受到社区事务变得更“快办”、更“好办”。

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